Mérida, Yucatán, 10 de diciembre de 2019
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Programa para el Fomento del Turismo de Reuniones en Yucatán
Dependencia o entidad
Objetivo
Incrementar la afluencia de visitantes nacionales y extranjeros con pernocta en Yucatán, mediante el otorgamiento de patrocinios para la realización de eventos de turismo de reuniones en el Estado, la asignación de comisiones y descuentos para los eventos que se realicen en las instalaciones del Centro Internacional de Congresos de Yucatán.
Descripción
  • Los patrocinios: consisten en el otorgamiento de bienes o servicios para la realización de congresos, convenciones, ferias, exposiciones, viajes de incentivo y cualquier otra reunión.
  • Las comisiones: son incentivos económicos otorgados a una agencia de viajes especializada con el fin incrementar la contratación de los espacios que presta el centro internacional.
  • Los descuentos: son la reducción del costo por el pago anticipado en la contratación de espacios del centro internacional.
Bienes y/o servicios que entrega el programa
  • Patrocinios:
    • Actuación de espectáculos culturales.
    • Gestión para la exposición y venta de artesanías tradicionales locales para el evento.
    • Entrega de material promocional.
    • Orientación y gestión en la realización de trámites institucionales ante dependencias.
    • Acceso a recintos culturales operados por el Gobierno del estado.
    • Entrega de obsequios para ponentes o invitados especiales del evento.
    • Servicio de guías turísticos certificados.
    • Organización de recorridos turísticos en la ciudad de Mérida.
    • Asistencia a eventos o actividades para la promoción del evento sede en el estado.
    • Compra de boletos de avión con destino a Mérida o a su lugar de residencia, con la finalidad de que puedan realizar actividades de promoción o postulación del evento sede en el Estado.
    • Convocatoria a medios de comunicación locales y nacionales para ruedas de prensa en la ciudad de Mérida, Yucatán.
    • Promoción y difusión del evento en las redes sociales del fideicomiso.
    • Invitación a algún ponente local especializado en el tema del evento.
  • Patrocinio de servicios relacionados con el evento, bajo la contratación de proveedores locales, tales como:
    • Alimentos y bebidas no alcohólicas.
    • Medios de transporte.
    • Materiales promocionales
    • Traducción simultánea.
    • Escenografías.
    • Sistemas de registro.
    • Impresión de gráficos.
  • Las comisiones incluyen el otorgamiento de los siguientes apoyos:
    • 10% de comisión sobre el pago total de piso para Agencias de viajes especializadas
    • 5% adicional de comisión sobre el pago total de piso para Agencias de viajes especializadas locales, siempre que hayan facturado más de un millón de pesos por la renta de espacios del centro internacional en los últimos 12 meses.
  • El fideicomiso otorgará los siguientes descuentos:
    • 10% sobre el total de piso contratado cuando se firme el contrato con 12 meses de anticipación a la fecha del evento.
    • 20% sobre el total de piso contratado cuando se firme el contrato con 18 meses de anticipación a la fecha del evento.
Cobertura
  • Los patrocinios tendrán una cobertura local, nacional e internacional con el fin de promover el estado.
  • Las comisiones tendrán una cobertura local, con el propósito de que las agencias de viajes especializadas contraten espacios y servicios que ofrece el Centro Internacional.
  • Los descuentos tendrán una cobertura local con el objeto de incentivar la comercialización del Centro Internacional.
Beneficiarios (población objetivo)
  • Patrocinios: Organizadores locales, nacionales e internacionales de eventos de congresos, convenciones y exposiciones, así como Agencias de viaje especializadas.
  • Comisiones: Agencias de viajes especializadas locales, nacionales e internacionales que renten espacios en el Centro Internacional de Congresos de Yucatán.
  • Descuentos: Organizadores locales, nacionales e internacionales de eventos de congresos, convenciones y exposiciones, Agencias de viaje especializadas que renten espacios en el Centro Internacional de Congresos de Yucatán.
Requisitos para acceder al programa

Las personas interesadas entregarán los documentos que establecen esta convocatoria, por correo electrónico a info@yucatancenter.com y de manera física en las oficinas del fideicomiso, en original y copia para cotejo con un representante de la Dirección de Comercialización.

Documentos para acceder a los patrocinios:

  • Identificación oficial vigente con fotografía del solicitante o del representante legal. Se considerarán como documentos oficiales de identificación personal: la credencial de elector, la licencia de conducir, el pasaporte, la cédula profesional o la cartilla militar. Tratándose de personas extranjeras podrán presentar el pasaporte correspondiente a su país de origen o su identificación oficial equivalente.
  • Constancia de Situación Fiscal.
  • Solicitud dirigida al director general del fideicomiso acompañada de los siguientes requisitos (el referido formato se encuentra contenido en el siguiente enlace: https://drive.google.com/drive/folders/13TtsZmmyq5zRbXURG_ypZZBGeUTZZCN7?usp=sharing.
    • Perfil del proyecto con la información precisa acerca del patrocinio solicitado, así como el impacto de la inversión que traerá al estado el evento.
    • Firma del solicitante o su representante legal.
    • Acuse de la última declaración de impuestos ante el Servicio de Administración Tributaria.
  • Carta compromiso para que el evento se realice en el estado, emitida por la asociación, organización o comité responsable del evento, la cual deberá estar firmada por el presidente o máximo representante de evento. El referido formato se encuentra contenido en el siguiente enlace: https://drive.google.com/drive/folders/13TtsZmmyq5zRbXURG_ypZZBGeUTZZCN7?usp=sharing.
  • En caso de contratar una agencia de viajes especializada, presentar una carta especificando el nombre y contacto de la empresa, así como el alcance de las decisiones que puede tomar dicha empresa.

Requisitos para acceder a los patrocinios:

  • Ser persona física con actividad empresarial con giro de organizador profesional de congresos o representante de una persona moral de una agencia de viaje especializada.
  • Contar con domicilio fiscal.
  • Contar con un evento programado de congreso, convención, feria, exposición, viaje de incentivo, reunión de trabajo o de negocios.
  • El evento deberá dejar un beneficio económico en el Estado, a través de la contratación de proveedores locales y el hospedaje en hoteles.
  • El evento debe atraer visitantes con pernocta de al menos sesenta cuartos.
  • Tener solvencia económica.

Documentos para acceder a las comisiones:

  • Solicitud dirigida al director general del fideicomiso, en hoja membretada de la agencia de viajes especializada.
  • Identificación oficial vigente con fotografía del solicitante o del representante legal. Se considerarán como documentos oficiales de identificación personal: la credencial de elector, la licencia de conducir, el pasaporte, la cédula profesional o la cartilla militar. Tratándose de personas extranjeras podrán presentar el pasaporte correspondiente a su país de origen o su identificación oficial equivalente.
  • Constancia de Situación Fiscal.
  • En el caso de agencias especializadas locales que soliciten el 5% adicional, presentar las facturas que acrediten haber contratado más de un millón de pesos en la contratación de espacios en el centro internacional en un periodo de doce meses.
  • Número de cuenta, así como la clabe interbancaria en la cual se depositará el monto de la comisión.

Requisitos para acceder a las comisiones. Las agencias de viajes especializadas que deseen ser beneficiarias de las comisiones deberán cumplir con los siguientes requisitos:

  • Estar legalmente constituida.
  • Contar con domicilio fiscal.
  • Se podrá autorizar un 5% adicional de comisión, cuando la agencia de viajes especializada cumpla con los siguientes requisitos:
    • Contar con domicilio fiscal en el estado.
    • Constancia de Situación Fiscal indicando como giro principal la organización de congresos y convenciones.
    • Facturar más de un millón de pesos en la contratación de espacios en el centro internacional en un periodo de doce meses.
    • Que la agencia especializada firme los contratos con el centro internacional o, en su caso, que el cliente final autorice a la compañía como gestora con el centro internacional a través de una carta.

Documentos para acceder a los descuentos:

  • Identificación oficial vigente con fotografía del solicitante o del representante legal. Se considerarán como documentos oficiales de identificación personal: la credencial de elector, la licencia de conducir, el pasaporte, la cédula profesional o la cartilla militar. Tratándose de personas extranjeras podrán presentar el pasaporte correspondiente a su país de origen o su identificación oficial equivalente.
  • Acta constitutiva inscrita ante el registro público correspondiente.
  • Constancia de Situación Fiscal.
  • En caso de que la Constancia de Situación Fiscal no coincida con la actividad que se esté contratando, se anexará la ampliación de actividades en la que se especifiquen los servicios.
  • Comprobante domiciliario de la persona física o moral, con antigüedad no mayor a tres meses.
  • Poder del representante de la sociedad.
  • Contrato o factura de hospedaje de los participantes en el evento, así como de proveedores locales.

Requisitos para acceder a los descuentos:

  • Contratar las instalaciones del centro internacional con, al menos, doce meses de anticipación.
  • El evento deberá dejar un beneficio económico a través de la contratación de proveedores locales y el hospedaje en hoteles, entre otros conceptos.
  • El evento debe atraer visitantes con pernocta de al menos sesenta cuartos en el estado.
Procedimiento para acceder a los bienes y/o servicios del programa

La entrega de los patrocinios se ajustará al siguiente procedimiento:

  1. El fideicomiso integrará el expediente con la tabla del cálculo de la derrama económica generada por el evento.
  2. La Dirección de Comercialización, evaluará las solicitudes de patrocinio que se indican en la carta y se analiza la viabilidad para otorgar el patrocinio o comisión.
  3. En caso de no ser viable la entrega del patrocinio o comisión, se le notificará al solicitante dentro de un plazo no mayor a quince días hábiles a la entrega de la solicitud utilizando la información de contacto que haya proporcionado en la documentación.
  4. En caso de proceder a la autorización del patrocinio, se le informa al solicitante dentro de un plazo no mayor a quince días hábiles a la entrega de la solicitud utilizando la información de contacto que haya proporcionado en la documentación y se turnará su expediente al área de Atención a Eventos para el seguimiento adecuado.
  5. El beneficiario proporcionará la información necesaria para el cierre del expediente como son: número de asistentes, nacionalidades, número de habitaciones de hospedaje contratados y evaluación de los servicios utilizados durante el evento.
  6. El área de Atención a Eventos le dará seguimiento al proceso relacionado con el evento, independientemente del patrocinio otorgado y se realizará un cierre del expediente, una vez finalizado el evento.
  7. El beneficiario deberá contestar la encuesta de satisfacción, una vez finalizado su evento y concluida su estancia en el estado.

La entrega de las comisiones se ajustará al siguiente procedimiento:

  1. Las personas interesadas deberán confirmar los espacios a contratar con la Dirección de Comercialización.
  2. Las personas interesadas deberán firmar el contrato respecto a los espacios en el centro internacional en el que intervendrán la Dirección General, la Dirección de Comercialización y la Dirección de Administración y Finanzas.
  3. Las personas interesadas deberán, una vez finalizado el evento, cerrar las cuentas con la Dirección de Atención a Clientes.
  4. Las personas interesadas deberán liquidar el contrato y cualquier deuda extra, que en su caso requiera la Dirección de Atención a Clientes.
  5. Las personas interesadas deberán notificar a la Dirección de Administración y Finanzas, de haber recibido el pago de la comisión.

La aplicación de los descuentos se ajustará al siguiente procedimiento:

  1. El fideicomiso verificará la disponibilidad del centro internacional para las fechas solicitadas.
  2. Las personas interesadas deberán confirmar los espacios a contratar con la Dirección de Comercialización.
  3. Las personas interesadas deberán firmar el contrato respecto de los espacios en el centro internacional en el que intervendrán la Dirección General, la Dirección de Comercialización y la Dirección de Administración y Finanzas.
  4. Las personas interesadas deberán, una vez finalizado el evento, cerrar las cuentas con la Dirección de Atención a Clientes.
  5. Las personas interesadas deberán liquidar el contrato y cualquier deuda extra, que en su caso requiera la Dirección de Atención a Clientes.
Plan Estatal de Desarrollo 2018-2024
Eje: Yucatán con economía inclusiva
Política Pública: Impulso al turismo
Objetivo: Incrementar la afluencia de visitantes a Yucatán.
Programa presupuestario
107 Promoción y Comercialización Turística
Datos de contacto
Eduardo José Sáfar Martínez
Coordinador Operativo
Departamento de Comercialización
Fideicomiso Público para el Desarrollo del Turismo de Reuniones en Yucatán
Correo: eduardo.safar@yucatancenter.com
Tel: 9 20 11 18
Dirección: Calle 62 no. 294 entre Av. Cupules y Av. Colón Centro, Mérida, C.P. 97000
Página web: http://yucatancenter.com/contabilidad/
Horarios de atención: 9:00 am a 7:00 pm de lunes a viernes
Oficina de la Ciudad de México
Correo: gloria.guzman@yucatancenter.com
Dirección: Río Atoyac no. 9 Col. Cuauhtémoc, Del. Cuauhtémoc, Ciudad de México, C.P. 06500
Horarios de atención: 9:30 am. a 6:00 pm de lunes a viernes
Responsable del programa
Ricardo Mauricio Mier y Reyes
Director de Atención a Clientes.