Actualmente, la institución carece de un Sistema Institucional de Archivos (SIA) que garantice la organización, conservación y acceso eficiente a la documentación generada en sus distintas áreas. Esta situación genera dispersión de la información, duplicidad de esfuerzos, pérdida de documentos y falta de trazabilidad en los procesos administrativos. El problema no es nuevo, sino que deriva de la ausencia de una regulación interna clara para la gestión documental y la aplicación uniforme de criterios archivísticos en toda la entidad.

La implementación del Sistema Institucional de Archivos (SIA) es necesaria para establecer un modelo integral de gestión documental que asegure la correcta administración, organización, conservación y disposición final de los documentos institucionales. Esta acción permitirá cumplir con la normativa vigente, fortalecer la transparencia y garantizar la preservación de la memoria institucional.

Además, la creación del SIA facilitará la interoperabilidad entre áreas, la digitalización controlada de documentos, y la eficiencia en los procesos internos, reduciendo tiempos de respuesta y costos operativos. La intervención regulatoria se justifica porque las prácticas actuales son insuficientes y no estandarizadas, lo que impide asegurar la trazabilidad documental y el acceso ágil a la información.